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不出门办公的正确方式 在线文档到底哪家强?

2020-03-11 00:15  出处:pconline  作者:奔跑的柯基


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  [PConline 应用技巧] 不可否认,在防控疫情的特殊时期,远程办公成为不少企业复工的共同选择。但我们都知道,在线远程协作办公毕竟和在办公室工作有所区别,由于种种外界因素办公的效率势必会大大降低,那么该如何提升远程办公协作的效率呢?



选择合适的工具很重要
  想要提升远程协作的办公效率其实并不难,如今眼下网络上的远程办公软件可谓是种类繁多,只要选择好适合自己工作的软件,远程办公协作的工作效率会大幅度提升。但软件的数量和类型多的让人眼花缭乱,又该如何选择呢?其实远程办公软件可大致分为四类:即时通信类、视频会议类、在线文档类、协作办公类,可根据自身工作的实际需求来选择适合自己的办公软件。



  说到远程办公,文件协作可以说是线上办公的刚需。举个例子,同一份文档如果涉及到三个人以上,在多次修改之后,就会出现第一版、第二版,甚至第三版,如果文件管理发生混乱,那么会导致相同文档会出现不同的版本,影响工作效率。而在线文档可以支持多人在线协同编辑文档,最大程度提升了工作效率。今天我们将从用户的使用习惯出发,从登录方式的便捷性、文档的兼容性、编辑平台兼容性、数据同步的效率及完整度以及特色功能来比较下在线文档到底哪家强,我们分别挑选了眼下火热的石墨文档、腾讯文档、WPS以及飞书这四款在线文档软件。

一、登录方式的便捷性

  首先我们来看下这四款在线文档的登录方式,灵活多样的登录方式可以让我们快速登录在线文档完成远程协作,并且可以大大降低用户的学习成本。很多软件都需要繁琐的注册登录过程,会大大降低工作的效率,目前来看微信登录是最为便捷的登录方式,扫一扫即可登录,整个过程在5秒以内。




石墨文档和腾讯文档

  首先我们来看石墨文档,分别包括手机号、微信、企业微信以及钉钉等方式登录,可谓是登录方式十分多样。而腾讯文档为腾讯自家产品,分别包括了QQ、微信以及企业微信登录方式,可以做到快捷登录。而WPS同样支持微信、QQ、和钉钉等登录方式,同时还支持小米账号、微博账号等多种方式登录,可以说在登录方式上,WPS表现的最为全面。最后飞书在线文档仅支持手机号登录,虽然也可以通过获取验证码快速登录,但相比于其他在线文档,登录方式明显偏少。




WPS和飞书在线文档



  小结:当下最为快捷和便捷的登录方式当属于微信登录,而石墨文档、腾讯文档以及WPS都可支持微信登录,相比于飞书在线文档登录方式更加灵活多样,大大降低了用户的学习成本。

二、文档的兼容性

  接下来我们来看下四款在线文档的兼容性如何,所谓文档的兼容性越好,也就支持在线编辑更多的文档类型。正常来讲我们常用的办公软件Word、Excel以及PPT,但根据用户的需求不同,也有些用户会使用到其他Office办公软件,所以说对于这类用户而言,使用的在线文档兼容性需要较强一些。



  首先石墨文档兼容Office三件套,也就是我们常见的Word、Excel以及PPT,可以满足大多数用户对于文档编辑的需求。而腾讯文档和石墨文档一样,兼容Office的三大套件。这里值得一提的是,WPS文档可以兼容Office全家桶,这对于那些经常使用Office全家桶的用户而言十分友好。而飞书在线文档仅仅支持Word和Excel,在文档的兼容性这一点而言相对处于弱势看。




腾讯文档和飞书在线文档



  小结:从文档兼容性来看,石墨文档和腾讯文档都兼容Office三大套件,相信可以满足大多数用户的需求。而WPS则支持Office全家桶,为用户提供了更多的文档支持。而飞书在线文档却缺少了PPT的加持,对经常使用PPT的用户来讲,其他三款明显是更好的选择。

三、在线编辑平台兼容性

  下面我们来看下在线文档支持的编辑平台,支持的编辑平台越多,在远程协作办公中就更加便捷。一般来讲,我们使用的即时通信软件微信是用户群体最多的,所以说一款好用的在线文档需要和微信融合的更好。



  在这四款软件中,都支持在微信平台上直接编辑,可以说在这方面兼容性都非常好。但如果是涉及到企业微信和钉钉,那么石墨文档则更胜一筹,可以在微信中直接嵌入,方便用户使用。同时WPS文档也支持微信和钉钉分享,实现在线多人协作编辑。




石墨文档与腾讯文档在微信中即可完成编辑



  小结:在编辑平台兼容性方面,四款软件均支持微信平台的分享和编辑,可以说满足了大多数用户群体的需求。但如果涉及到钉钉和企业微信,那么石墨文档和WPS则更为合适。

四、数据同步的效率及完整度

  说到在线文档,其最大的优势除了可以共享协作以外,就是其强大的实时保存功能,既要保存的快,同时也需要保存的全,这就很能考验到在线文档数据同步的效率以及完整性。



  通过实际的测试使用,WPS文档和腾讯文档做的都很好,石墨文档偶尔出现同步不及时的状况,但情况十分少见,并且在编辑时会感受到明显的延迟。而腾讯文档和飞书在线文档体验就非常好,基本上速度是非常快的。



  小结:WPS文档、腾讯文档以及飞书在线文档在数据同步的效率以及完整度方面表现优秀,可以做到快速实时保存,但相比之下石墨文档会有少数的卡顿现象。

五、额外加分项

  通过前面的四点我们可以清晰的比对出在线文档在各个方面的优劣势,以及各自擅长的地方。而在这一项中,我们将根据特色功能给出额外的加分项。其中要说到的就是飞书在线文档,它不仅仅是一个在线文档,更可以说是丰富的创作工具。

  在文档中可以@同事、发表评论,对方可在飞书上收到消息提醒,并直接进行回复。还可以给优质的文档点个赞,来表达赞美。使得沟通更加充分,协作更高效。



  并且内容呈现的方式丰富多彩,文档中可支持插入图片、表格、文件、视频、任务列表、投票、代码块等丰富的内容,超越传统文档成为真正的电子文档。




  小结:在额外加分项中,飞书在线文档拥有更为丰富的创作工具,可以说是加分不少。相比于其他三款在线文档而言,飞书在线文档在这方面更胜一筹。
四款在线文档大对比



(点击可查看大图)
写在最后
  最后我们从多个维度对这四款在线文档进行了比对,如果非常依赖兼容性和模板,并且数据不丢失,那么可以选择WPS文档。而如果应用场景是钉钉和企业微信,那么可选石墨文档和WPS文档。但如果使用场景为QQ,文件不大,则可以使用腾讯文档。最后飞书在线文档的优势则在于拥有更为丰富的创作工具,使团队协作效率提升。

  总的来看,这四款在线文档各有各的优势,可根据自身工作的实际需求来选择合适的在线办公软件。


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